12 τρόποι για να βελτιώσετε την εσωτερική επικοινωνία με τους υπαλλήλους σας

Η αποτελεσματική επικοινωνία με τους εργαζόμενους, επιτρέπει σε όλους να παραμένουν ενημερωμένοι και να εργάζονται με σκοπό την επίτευξη κοινών στόχων. Κρατά τους εργαζόμενους αφοσιωμένους και πρόθυμους να συμβάλουν στην επιτυχία της εταιρείας.
Ανεξαρτήτως της επιτυχίας που έχει η επικοινωνία σας με τους υπαλλήλους, μπορείτε πάντα να εργαστείτε με σκοπό να τη βελτιώσετε. Η βελτίωση της εμπειρίας που βιώνουν οι εργαζόμενοι έχει γίνει το επίκεντρο του τμήματος του ανθρώπινου δυναμικού τα τελευταία χρόνια. Σκοπός είναι, η θετική εμπειρία του εργαζομένου, από την διαδικασία της συνέντευξης και της προσαρμογής του στο εταιρικό περιβάλλον, έως και τις καθημερινές δραστηριότητές του, καθ΄ όλη τη διάρκεια της καριέρας του.  Σε αυτή την εμπειρία περιλαμβάνονται όλες οι φυσικές, πολιτιστικές και διαδικαστικές πτυχές της καθημερινότητας του, καθώς επίσης οι διαπροσωπικές σχέσεις και η συνολική ευημερία του εργαζομένου.
Η καλή εσωτερική επικοινωνία, καθ’ όλη τη διάρκεια της συνεργασίας με τους εργαζόμενους, βοηθάει τους ανθρώπους να ενσωματωθούν στον οργανισμό και την κουλτούρα του, να νιώθουν συνδεδεμένοι με την εταιρεία, να εκτιμηθούν και να είναι παραγωγικοί.

• Να λέτε πάντα την αλήθεια και να είστε διαφανής.
• Επικοινωνήστε την αποστολή, τη στρατηγική, τους στόχους σας και κάντε πρόοδο προς αυτή την κατεύθυνση, έτσι ώστε οι άνθρωποι να αισθάνονται μέρος του μεγαλύτερου συνόλου.
• Μοιραστείτε τις αξίες σας με σκοπό να ενδυναμώσετε την κουλτούρα της εταιρείας.
• Οι manager θα πρέπει μεν να ορίζουν το πλαίσιο συνεργασίας, αλλά θα πρέπει να είναι προσβάσιμοι και ανοιχτοί σε συζητήσεις.
• Όλοι πρέπει να κατανοήσουν και να προωθήσουν τη συσχέτιση μεταξύ της επικοινωνίας και της δέσμευσης των ανθρώπων με τους στόχους του οργανισμού.

• Πολύ σημαντικός παράγοντας δημιουργίας εμπιστοσύνης: Κάντε πράξη αυτά που λέτε πως θα κάνετε.
• Κάθε αθετημένη υπόσχεση, μπερδεμένο μήνυμα ή κακώς εκτελεσμένη επικοινωνία, υπονομεύει την αξιοπιστία σας.
  • Αν, για παράδειγμα, έχετε μια δημόσια καμπάνια για την ανακύκλωση και την βιωσιμότητα, αλλά δεν προσφέρετε στο γραφείο τη δυνατότητα ανακύκλωσης, κάποιος θα το παρατηρήσει.
  • Κατ’ αυτόν τον τρόπο, εάν λέτε τους υπαλλήλους σας πως έχουν λόγο στις αποφάσεις της εταιρείας, αλλά δεν τους παρέχετε κάποιο κανάλι ανατροφοδότησης, τότε θα απεμπλακούν συναισθηματικά από την εταιρεία.
• Υπάρχει ένα όριο μέχρι οι εργαζόμενοι, είτε να σταματήσουν να σας πιστεύουν είτε να αποσυνδεθούν συναισθηματικά από την εταιρεία.

• Αν δεν μπορείτε να καταλάβετε με ποιον επικοινωνείτε τότε το μήνυμα δεν θα μεταδοθεί επιτυχώς.
• Χρειάζεται να επικοινωνείτε το μήνυμά σας και με διαφορετικά μέσα, ανάλογα το κοινό στο οποίο απευθύνεστε.
• Οι εργαζόμενοι θα έχουν τις δικές τους προτιμήσεις για τις πληροφορίες που θέλουν να λάβουν, πώς θέλουν να τις λάβουν και πως θα αλληλοεπιδράσουν με αυτές.
• Η ενίσχυση των επικοινωνιών είναι πιο σημαντική από ποτέ, με την τάση της «Εργασίας από το σπίτι» και την τεχνολογία της στόχευση των μηνυμάτων, οπότε δεν υπάρχει πραγματική δικαιολογία.
• Οι έρευνες και οι συζητήσεις είναι ο καλύτερος τρόπος για να λάβετε αυτές τις πληροφορίες.
  • Η συζήτηση δεν πρέπει να σταματάει στις ερωτήσεις “Τι & Που”. Πρέπει να συνεχίσετε να συζητάτε για να μάθετε αν τους δίνετε αυτό που χρειάζονται, όποτε και όταν το θέλουν.

4. Δώστε στους ανθρώπους επαρκείς πληροφορίες.

• Οι άνθρωποι χρειάζονται επαρκείς πληροφορίες για να κατανοήσουν πλήρως το μήνυμα που επικοινωνείτε και να το ενσωματώσουν στις ενέργειές τους.
• Είναι πολύ σημαντικό, οι πληροφορίες που επικοινωνείτε να απαντούν στα: “Ποιος, Τι, Πότε, Που, Γιατί & Πως”
  • Τα «Τι & Γιατί» είναι τα πιο σημαντικά στην επικοινωνία σας με τους εργαζομένους.
• Θυμηθείτε να προσαρμόσετε το μήνυμά σας ανάλογα το κοινό στο οποίο απευθύνεστε για να γίνεται περισσότερο αντιληπτός. Εξηγήστε στους εργαζόμενους πως τους επηρεάζουν οι πληροφορίες που τους επικοινωνείτε.
• Η ενημέρωση των εργαζομένων σας για την διαθεσιμότητα διαδικτυακών μαθημάτων, είναι απλά ένα γεγονός. Η εξατομικευμένη επικοινωνία όμως, της σημαντικότητας και των πλεονεκτημάτων που προσφέρουν τα διαδικτυακά μαθήματα ανάλογα με τις ομάδες των εργαζομένων και τις υποχρεώσεις τους, είναι μια διαδικασία που θα έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο στους υπαλλήλους σας.
  • Για παράδειγμα, ένα μάθημα για την καλύτερη διαχείριση του χρόνου υπόσχεται να εξοικονομήσει στους manager 30 λεπτά/μέρα.
  • Ένα μάθημα για τις 10 πιο δημοφιλείς συναρτήσεις στο excel, θα μπορούσε να προσφέρει αξία στην ομάδα του λογιστηρίου.

5. Χρησιμοποιήστε πολλαπλά κανάλια επικοινωνίας.

• Παρόλο που προσωποποιείτε την εκάστοτε επικοινωνία, θα πρέπει να είστε συνεπείς στο συνολικό σας μήνυμα.
• Η επανάληψη είναι το κλειδί για την αποτελεσματική επικοινωνία του μηνύματός σας.
• Βεβαιωθείτε πως ενισχύετε την σημαντικότητα της πληροφορίας, με τη μετάδοσή της μέσα από πολλά κανάλια, εσωτερικά δίκτυα, εφαρμογές ψηφιακής σήμανσης, εφαρμογές όπως το Microsoft Teams, e-mails κλπ.
• Είναι πολύ σημαντική η συνέπεια του μηνύματος σε όλα τα προαναφερθέντα κανάλια.
• Επίσης, βεβαιωθείτε ότι ενημερώνετε τους υπαλλήλους για τις επιλογές τους αναφορικά με τις πλατφόρμες επικοινωνίας και να τους εκπαιδεύετε ώστε να νιώθουν οικεία στη χρήση αυτών των πλατφορμών.

6. Επικοινωνήστε τακτικά

• Να είστε συνεπείς και να έχετε συστηματικό πλάνο επικοινωνίας.
• Όλοι μας έχουμε βρεθεί σε θέση να λαμβάνουμε 10 εσωτερικές ενημερώσεις μέσα σε μια μέρα και για τις επόμενες 1-2 μέρες να επικρατεί σιγή ιχθύος.
• Οι εργαζόμενοί σας πρέπει να γνωρίζουν ποιο project έχει προτεραιότητα. Κάτι τέτοιο επιτυγχάνεται με συνεχή και σταθερή παροχή πληροφοριών, αποφεύγοντας όμως την υπερπληροφόρηση.
• Ο καταιγισμός πληροφοριών θα έχει το ίδιο αρνητικό αποτέλεσμα όπως η ελλιπής επικοινωνία.

7. Να είστε σαφείς και συνοπτικοί.

• Αυτό είναι απλώς μια υπενθύμιση για τη χρήση καλών πρακτικών σχεδιασμού και επικοινωνίας.
• Αποφύγετε να γίνετε πολύ «τεχνικοί» ή να χρησιμοποιείτε εξιδεικευμένη ορολογία που θα μπορεί να μην γίνει κατανοητή.
• Εάν τα μηνύματά σας είναι ελλιπή, ασαφή ή δυσνόητα, είναι πιθανό να οδηγήσουν σε παρερμηνείες και παραπληροφόρηση μεταξύ των εργαζομένων.

8. Κάντε το ενδιαφέρον.

• Οι επικοινωνίες σας πρέπει να τραβήξουν την προσοχή και να προκαλέσουν ενδιαφέρον στους ανθρώπους για τους οποίους προορίζονται.
• Χρησιμοποιήστε πολλά οπτικά στοιχεία και τίτλους που τραβούν την προσοχή.
  • Χρησιμοποιήστε περισσότερα οπτικά ερεθίσματα όπως: φωτογραφίες, βίντεο και οπτικοποίηση δεδομένων.
• Προετοιμαστείτε με σκοπό να τραβήξετε την προσοχή του κοινού αμέσως και διατυπώστε το επίμαχο σημείο της επικοινωνίας σας σε λιγότερο από 10 δευτερόλεπτα.
• Σκοπός είναι να τραβήξετε την προσοχή των εργαζομένων σας και να θελήσουν να μάθουν περισσότερα.
• Χρησιμοποιήστε την τεχνική της αφήγησης για να κεντρίσετε το ενδιαφέρον.

9. Ελέγξτε την κατανόηση του μηνύματός σας από το κοινό.

• Αρχικά θα πρέπει να μετρήσετε την εμβέλεια της επικοινωνίας σας. Σε πόσους χρήστες παραδόθηκε; Πόσοι χρήστες το είδαν; Πόσοι αλληλοεπίδρασαν;
• Στη συνέχεια, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα που αντιλήφθηκαν οι χρήστες ήταν αυτό που σκοπεύατε να επικοινωνήσετε.
• Εάν δεν βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας έγινε κατανοητό, θα μπορούσε είτε να υπάρξει παραπληροφόρηση, είτε χειρότερα, δυσπιστία από τους αποδέκτες.
  • Το λιγότερο που θα μπορούσε να συμβεί είναι να μην υπάρξει η δράση η οποία περιμένατε ή η αλλαγή αντιμετώπισης κάποιου ζητήματος.
  • Πραγματοποιήστε ερωτηματολόγια και έρευνες. Λάβετε την ανατροφοδότηση και προσαρμόστε την επικοινωνιακή στρατηγική σας αντίστοιχα.

10. Προσοχή στην υπερπληροφόρηση.

• Όλοι μας έχουμε αρκετά μεγάλο φόρτο εργασίας. Εξορισμού, κάθε φορά που επικοινωνείτε το μήνυμά σας σε κάποια από τις παραπάνω πλατφόρμες, διακόπτετε τους εργαζόμενους από τη ροή των εργασιών τους.
• Με τους ανθρώπους να εργάζονται εξ αποστάσεως, χρησιμοποιούνται περισσότερες πλατφόρμες επικοινωνίας από ποτέ, τόσο για την εργασία όσο και για την προσωπική ζωή.
• Οι άνθρωποι λαμβάνουν κάθε μέρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοιτούν αναρτήσεις και διαχειρίζονται έργα σε εφαρμογές όπως το Trello και το Asana, ενώ παράλληλα απαντούν σε Teams, Facebook και WhatsApp και πραγματοποιούν διαδικτυακές συναντήσεις.
• Βελτιώστε την αλληλεπίδραση με τους εργαζόμενους σας, επικοινωνώντας μόνο στις πλατφόρμες που προτιμούν.

11. Μετρήστε την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας σας

• Κάθε επικοινωνία έχει ως στόχο να προωθήσει κάποια αλλαγή στη συμπεριφορά ή να συμβάλει σε ένα θεμιτό αποτέλεσμα επιχειρηματικά.
• Συνδέστε κάθε εγχείρημα και επικοινωνία με ένα μετρήσιμο αποτέλεσμα
  • Εάν πρόκειται για εκπαίδευση, πόσοι άνθρωποι δήλωσαν συμμετοχή;
  • Εάν είναι μια ομιλία πάνω στην αποστολή και το όραμα της εταιρείας, πραγματοποιήστε μια έρευνα αναφορικά με το πως πιστεύουν οι εργαζόμενοι ότι η δουλειά τους βοηθά να επιτύχετε αυτήν την αποστολή.
• Με τη θέσπιση ρεαλιστικών στόχων μπορείτε να μετρήσετε την επιτυχία της επικοινωνίας σας.

12. Παραμείνετε ευέλικτοι

• Το 2020 μας δίδαξε ότι τα πράγματα μπορούν να αλλάξουν εν ριπή οφθαλμού. Όλοι έπρεπε να προσαρμοστούμε σε έναν νέο υβριδικό τρόπο εργασίας και σε ένα πολύ διαφορετικό επικοινωνιακό πλαίσιο.
• Όσο χρειάζεστε ένα συμπαγές σχέδιο για να επιτύχει η επικοινωνιακή στρατηγική με τους εργαζόμενους σας, αυτό το σχέδιο θα πρέπει να είναι ευέλικτο.
• Θα χρειαστεί ίσως να προσαρμοστείτε και να εξελιχθείτε βάσει των αποτελεσμάτων που έχετε όταν μετράτε την απόδοση της επένδυσης (ROI) σας και της ανατροφοδότησης που λαμβάνετε από τους εργαζόμενους σας.

Η σχέση μεταξύ της διοίκησης και των υπαλλήλων είναι όπως κάθε άλλη. Θα πρέπει να υπάρχει αμοιβαία εμπιστοσύνη, σεβασμός, διάλογος, ενδιαφέρον και δέσμευση για την επιτυχία της και από τις δύο πλευρές. Όπως κάθε σχέση απαιτεί προσπάθεια και προσαρμογή των διαδικασιών της ανάλογα με την εξέλιξή της, έτσι και οι επικοινωνίες με τους των εργαζόμενους. Εάν ακολουθήσετε αυτές τις συμβουλές, θα βελτιώσετε τις επικοινωνίες σας και θα έχετε ένα αρκετά συμπαγές επικοινωνιακό πλαίσιο για το μέλλον.

Πηγή: www.visix.com